Devido à pandemia de coronavírus, um novo cenário passou a fazer parte do nosso dia a dia. Tivemos de nos adaptar a uma mudança social, tanto em nossa vida pessoal como profissional 

É um período de adaptação nos condomínios de moradores, muitos optaram por realizar a assembleia virtual em condomínios. Tendo em vista todas as restrições e orientações para que não ocorra aglomeração de pessoas, essa foi uma das medidas adotadas para que a reunião continuasse a acontecer neste período.

Muitos condomínios já haviam optado por esse meio de assembleia, mas para a grande maioria, esse modelo de reunião é novo e precisa ser melhor entendido.

Neste texto vamos explicar sobre a viabilidade da assembleia virtual em condomínios, qual a melhor maneira disso acontecer e quais os parâmetros legais para tal. 

Confira no artigo.

O que é uma assembleia virtual em condomínios?

São aquelas em que as reuniões acontecem de forma não presencial, exclusivamente à distância e com votos realizados de forma online.

Ainda assim, dependendo da estrutura do condomínio, elas podem acontecer de forma semipresencial. 

O seu intuito segue sendo o mesmo das assembleias presenciais, que é colocar todos os moradores a par da situação do condomínio. Realizar a prestação de contas, previsão orçamentária, aprovação de obras e melhorias, além da eleição de síndico.

Deve também, discutir as adaptações dos espaços frente à pandemia e distanciamento social, bem como a higienização adequada.

Mas a assembleia virtual em condomínios é legal?

Para que não haja mais dúvidas quanto à legalidade das reuniões virtuais e para que o método ajude a resolver os problemas dos condomínios foi publicada no Diário Oficial da União, no dia 12 de junho, a Lei N° 14.010 – que terá validade até 20 de outubro de 2020.

Em suma, a  Lei autoriza especificamente a realização de assembleias virtuais em condomínios. 

Vantagens de adotar a assembleia virtual em condomínios

Além de ajudar no combate à pandemia, há outras vantagens na adoção das reuniões virtuais nos condomínios.

Podemos citar 2 principais benefícios: a) Maior envolvimento e participação dos condôminos; b) Aumento da objetividade das assembleias.

Maior participação dos moradores na reunião condominial

Normalmente, não são todos os condôminos que participam das assembleias.

Muitas vezes isso ocorre pela correria do dia a dia, motivos diversos da vida pessoal e profissional, até mesmo pelo horário e dia escolhidos. 

Sendo assim, a escolha de um método online de comunicação da mais praticidade e autonomia para os condôminos.

Até mesmo uma pessoa doente poderá participar de seu apartamento.

Sem falar, que a reunião pode ser acompanhada nos mais diversos meios, celular, computador desktop, notebook, tablet, etc.

E ainda, dependendo do sistema de transmissão adotado, a reunião poderá ser gravada para consultas futuras.

Portanto, neste modelo virtual, fica garantida maior participação dos moradores.

Aumento da objetividade da assembleia

Uma das características mais marcantes de reuniões não presenciais, é a de que os participantes tendem a prestar mais atenção e serem mais objetivos.

Com isso, os assuntos podem ser resolvidos em muito menos tempo. Até mesmo as discussões por temas mais críticos podem ser amenizadas, e solucionados de forma mais efetiva. 

Os softwares de chamadas eletrônicas permitem anexar documentos e atas, o que também facilita a leitura e compreensão de todos.

Como realizar uma assembleia virtual?

A realização das assembleias virtuais em condomínios, além de buscar os mesmos objetivos de uma reunião presencial, também tem de seguir as mesmas regras para o bom andamento da reunião. Por isso, certifique-se de que, mesmo no ambiente online, todos os moradores tenham condições de opinar, se manifestar e votar nos assuntos postos à mesa.

É muito importante também, que haja meios de identificação de quem está presente na assembleia e que isso fique registrado.

Isso pode ser feito através de softwares de assinatura ou certificação digital, ou então com registro dos arquivos de vídeo da reunião. O mesmo vale para os votos.

O artigo 12 da referida Lei prevê que “A assembleia condominial, […] e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial”.

O ideal é iniciar com pautas mais simples, para que seja avaliado se a proposta de reunião virtual irá funcionar da melhor maneira possível. E assim corrigir possíveis erros e promover melhorias.

Quais ferramentas utilizar para a videoconferência no condomínio?

Separamos 3 ferramentas que podem ajudar nas reuniões. Muito importante entender que algumas plataformas de videoconferência são pagas para um grande número de participantes, bem como com a possibilidade de gravação da reunião.

Zoom

Esta talvez é a ferramenta que teve o maior crescimento nesta pandemia. Com foco corporativo, ela permite a participação de até 500 pessoas nas videoconferências e 10 mil pessoas em webinars. Oferece diversas opções de serviços e preços. Para utilizar, um administrador cria uma sala e envia o convite (link) via e-mail ou WhatsApp. O participante não precisa estar registrado na plataforma, basta apenas indicar seu nome.

Skype

Este já é um dos sistemas mais tradicionais, e mais utilizados no mundo. Para participar, o usuário não precisa estar cadastrado na plataforma, basta receber o convite para a reunião. A desvantagem é que o plano gratuito aceita apenas 50 participantes no máximo. Já na aquisição do Skype Business, esse número aumenta para 250 pessoas aptas a participar.

Google Hangouts

O sistema é integrado ao Gmail, e é totalmente gratuito. Aceita até 10 pessoas por reunião, com possibilidade de compartilhamento de tela e espaço para bate-papo em texto. 

Mesmo com os desafios que a pandemia nos trouxe, talvez essa seja a oportunidade para implementar o modelo de assembleia virtual no seu condomínio e poder contar com maior participação de todos.

Esse talvez vai ser o “novo normal” daqui para frente, precisamos estar preparados.