Grandes desafios que tivemos de enfrentar em 2020 revelaram que uma boa administração e comunicação pode facilitar e ajudar em muitos processos nos condomínios

A administração de condomínios possuí várias ferramentas para se comunicar online, pelas mãos do síndico e até mesmo entre os moradores, o WhatsApp sempre esteve entre as principais escolhas.

Mas, para que a gestão da comunicação seja facilitada por essas ferramentas, algumas boas práticas e regras são bem vindas.

Vamos ver nesse artigo como utilizar os grupos de WhatsApp na administração de condomínios. Confira.

O WhatsApp no Brasil

O aplicativo WhatsApp existe desde 209 com números expressivos no mundo. Apesar de não ser utilizado em alguns países, já atingiu 2 bilhões de downloads em 2020.

Segundo a pesquisa do Panorama Mobile Time/Opinion Box, no Brasil os números são muito significativos também, pois cerca de 99% dos celulares e smartphones tem o app instalado. Este é um excelente indicativo para quem pretende utilizá-lo na administração de condomínios.

Além disso, 93% dos brasileiros usam o aplicativo todo dia. Destes, 90% utilizam para envio de mensagem de texto e cerca de 80% envio de áudio. Já nas chamadas de voz, 67% utilizam a função dentro do aplicativo para se comunicar, e 50% dos usuários publicam regularmente stories no WhatsApp Status.

Esse aumento no uso do app viu sua curva acentuar ainda mais com a oferta de contas empresariais. Além disso, em breve a plataforma deve ofertar para todo o país o modo de pagamento via app.

Comunicação Via WhatsApp

Não são só os números expressivos e as atualizações constantes com novas funções que revelam a importância do aplicativo Whatsapp.

A dinâmica da comunicação entre as pessoas mudaram com as facilidades do app. Difícil imaginar como era a vida antes dele, certo?

Pois bem, a modo instantâneo de se fazer ouvir e encontrar, a quebra de fronteiras, a gratuidade, foram decisivos nessa mudança.

Da mesma maneira, com a criação dos Grupos dentro do WhatsApp, é possível se comunicar com um nicho fechado de pessoas, socializando melhor o conteúdo e de forma que todos sejam informados na mesma hora.

Para a administração de condomínios, por exemplo, essas comodidades podem ajudar não só a agilizar a conversa, mas a oficializar a mesma.

Em tempos de pandemia, isso se fez ainda mais evidente. “Recados paroquiais” chegam a todos e no mesmo momento.

Como o WhatsApp pode ajudar na administração de condomínios?

Uma boa administração de condomínio deve primar pela boa comunicação. Que seja clara e ágil.

Se antigamente outros canais de comunicação eram utilizados: como murais, editais fixados em áreas comuns, como os elevadores e halls, circulares e comunicados entregues embaixo das portas ou na caixa de correio. Hoje em dia, ainda importantes também abrem espaço para outros meios, como os aplicativos de conversação.

Otimizar o diálogo é o objetivo principal. Cabe aos síndicos e administradores avaliar quais os melhores canais, e o mix para comunicar a todos os moradores.

A criação de Grupos de WhatsApp é uma das ferramentas que ajuda a conectar condôminos e administradores e/ou síndico.

O mais importante nesse caso, é criar as regras e boas práticas para que o grupo seja realmente efetivo.

Administração de condomínios: boas práticas nos grupos de WhatsApp

Aplicativos de mensagens podem ser grandes aliados na comunicação interna dos condomínios.

Os grupos de WhatsApp, por exemplo, podem ser muito práticos, mas devem ser encarados de forma oficial, séria e com regras e boas práticas.

Para isso separamos algumas sugestões do que pode vir a ajudar na gestão do app e na administração do condomínio.

Oficialize o uso do aplicativo

Importante discutir em assembleia o uso do grupo nas conversas oficiais e deixar claro como isso será feito.

Administrador do grupo

O responsável por administrar o grupo deve ser aquele que faz a gestão do condomínio, seja um síndico morador ou profissional. Isso implica em dizer que só ele poderá inserir participantes ou mesmo excluir, facilitando assim o controle de quem participa.

Seriedade na escolha do nome

Escolha o nome do próprio condomínio, assim fica mais fácil encontrar o grupo dentre os diversos que o morador participa. Importante evitar brincadeiras na escolha do nome, afinal esse é um grupo oficial e de bastante responsabilidade.

Defina as regras do grupo

O síndico, quando da administração do condomínio deve agir de forma a cumprir as regras que foram aprovadas em assembleia. Da mesma forma, há que se criar regras e boas práticas dentro do grupo do WhatsApp. Isso é importante, pois, muitos utilizam o aplicativo apenas como lazer, e este é o cenário ideal para que moradores utilizem de forma errada.

Opte apenas por mensagens em texto, avalie se é importante permitir imagens e quais os assuntos que devem ser tratados por ali.

Esclareça a todos os objetivos do grupo e porque ele será importante para a administração do condomínio.

Defina se estará aberto para sugestões e melhorias, reclamações ou será apenas um meio informativo unilateral.

Definir as sanções

Tão importante quanto às regras, é informar das sanções por não cumprí-las. Afinal, se este é um canal oficial de comunicação há que se cumprir as regras.

Evite brincadeiras e temas fora do foco do grupo

Em tempos de embates polarizados, ou mesmo para evitar discussões desnecessárias, restrinja as brincadeiras, memes e piadas no grupo. Bem como temas como política, religião e esportes.

Pagamento de condomínio

Trate com muito cuidado o tema sobre pagamento de condomínios. Segundo o Código Civil brasileiro, o nome de condôminos inadimplentes não pode ser divulgado pelo síndico.

Escrita correta

Evite ao escrever os textos, palavras com ironia e duplo sentido. Trate os textos como sendo estritamente informativos, cuide com os erros de português e concordância das frases para que todos possam compreender claramente o conteúdo.

Em resumo…

Utilizar o WhatsApp para administrar o condomínio pode ser uma excelente solução.

Há cuidados a serem tomados, mas desde que se definam as regras e objetivos desse canal, todos podem sair ganhando com a comunicação mais clara e eficiente.

Sabendo também, que um condomínio que tem um bom funcionamento pode influenciar no aluguel dos imóveis e vendas futuras.